Sincronizzazione manuale del calendario

Oltre alle impostazioni di sincronizzazione automatica del calendario, puoi eseguire manualmente la sincronizzazione del calendario in IA365 per gli impegni che hai aggiunto al tuo calendario personale. Il processo prevede la configurazione di un indirizzo email per il tuo studio che "avvia" la sincronizzazione del calendario. Consigliamo di utilizzare un indirizzo email generico che desti il minor numero possibile di sospetti, come "[e-mail]". Deve esserci un contatto associato a questa email e deve rientrare in uno dei Tipi di contatto consentiti nella pagina Impostazioni di configurazione calendario dello studio.

Per utilizzare la sincronizzazione manuale del calendario, gli utenti devono essere abilitati nel modulo InterAction+ Client Insights. Le istruzioni per abilitare la sincronizzazione del calendario in CIM sono disponibili nel nostro Centro assistenza – InterAction+.

Gli utenti avranno la possibilità di attivare la sincronizzazione per quell’evento. Quando la sincronizzazione è abilitata, l’utente definito verrà aggiunto automaticamente all’invito, avviando così il processo di sincronizzazione.

Quando l’utente crea la riunione, è in quel momento che vedrà l’interruttore menzionato sopra. Al momento non supportiamo eventi esterni con la sincronizzazione del calendario. Ad esempio, se uno studio legale ti invia un invito a una riunione, non puoi sincronizzarlo con il tuo calendario, ma puoi aggiungerlo a InterAction come attività. Questa è una limitazione di Microsoft.

Per utilizzare questa funzione è necessario installare un nuovo file manifest. Contatta il tuo amministratore per l’installazione.

Vantaggi

Sincronizzando la creazione degli appuntamenti InterAction+, raccoglierai più informazioni e dati in InterAction+. Il punteggio di coinvolgimento e relazione del tuo studio migliorerà, supportando così gli obiettivi di marketing e sviluppo del business dello studio.

Considerazioni per la sincronizzazione manuale del calendario

Le etichette di avviso che possono apparire durante il processo sono le seguenti:

• L’evento non può essere sincronizzato perché è più vecchio del numero di giorni impostato in CIM: Gli utenti ricevono la notifica qui sotto quando tentano di sincronizzare un evento che si trova al di fuori del numero di giorni nel passato impostato in CIM.

  

• Ricorrente: Le riunioni ricorrenti non possono essere sincronizzate a causa di una limitazione di Microsoft

  

• Privato: Le riunioni private non possono essere sincronizzate per evitare violazioni della privacy dello studio.

  

Amministratori: Abilitare e configurare la sincronizzazione calendario Client Insights per lo studio

Vai su Impostazioni studio > Outlook® Sync > Configurazione calendario.

Nella schermata Configurazione calendario puoi abilitare la sincronizzazione degli appuntamenti, configurare l’indirizzo email per avviare la sincronizzazione del calendario, impostare i tipi di attività predefiniti e selezionare quali tipi di contatto devono attivare la creazione di appuntamenti in InterAction+.

1. Abilita la nuova sincronizzazione appuntamenti con il calendario Outlook®: Attiva questa opzione per abilitare la sincronizzazione del calendario. Una volta abilitata, non può essere disabilitata.

2. Configura l’indirizzo email per avviare la sincronizzazione del calendario: Inserisci l’indirizzo email dell’utente definito che verrà aggiunto all’invito per avviare il processo di sincronizzazione.

   L’amministratore deve creare un utente fittizio. Il nome dell’utente deve essere univoco, così gli utenti non lo troveranno accidentalmente cercando un contatto reale (ad es. “[e-mail]”).

   Questo contatto verrà utilizzato dagli altri utenti per inviare eventi che verranno sincronizzati su InterAction+.

   La scelta dei tipi di contatto nelle impostazioni di configurazione calendario non attiverà automaticamente l’interruttore. Serve a designare quali tipi di contatto associati ai contatti dell’evento attiveranno la sincronizzazione automaticamente in background.

3. Sincronizza elementi del calendario Outlook® datati ___ giorno/i: Inserisci il numero di giorni dopo l’evento in cui desideri che la sincronizzazione continui (tra 1 e 90).
   Se un utente modifica un’attività in InterAction+ prima che questo periodo di sincronizzazione sia terminato, la sincronizzazione verrà interrotta.

   Gli eventi già esistenti in questo periodo di tempo non verranno importati nella sincronizzazione del calendario. Solo i nuovi eventi creati o modificati in questo periodo verranno visualizzati in InterAction+.

   Caselle di controllo

   • Escludi “Il nostro personale” e “I nostri consulenti” dall’appuntamento: Questa opzione è selezionata di default. Se vuoi che il personale e i consulenti dello studio siano inclusi come contatti nell’appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
   • Includi il testo dal corpo dell’appuntamento: Questa opzione è selezionata di default. Se non vuoi che la descrizione dell’evento del calendario sia inclusa nell’appuntamento InterAction+, deseleziona questa casella.
4. Opzionale: Rinomina il tipo di visualizzazione degli appuntamenti sincronizzati.
   

5. Tipi di contatto: Seleziona i tipi di contatto la cui associazione con un elemento del calendario creerà un evento InterAction+. Se almeno uno dei tipi di contatto selezionati viene invitato come partecipante, verrà sincronizzato su InterAction+. L’indirizzo email inserito al punto 2 deve rientrare in uno dei tipi di contatto consentiti affinché la sincronizzazione manuale funzioni. Gli elementi del calendario che includono solo tipi di contatto non selezionati non creeranno automaticamente appuntamenti InterAction+ corrispondenti.

   I tipi di contatto disponibili vengono importati dall’amministratore di InterAction+.

   Gli eventi con contatti privati non verranno sincronizzati.

6. Fai clic su Salva.

Utilizzo della sincronizzazione manuale del calendario

1. Apri Outlook e crea una nuova riunione.
2. Nella finestra della riunione, fai clic sul pulsante IA365 per aprire il pannello IA365.
3. Fai clic sullo slider Segna per la sincronizzazione. Questo aggiungerà automaticamente l’indirizzo email che è stato inserito in Configura l’indirizzo email per avviare la sincronizzazione del calendario. Dovrai includere questo indirizzo email in ogni riunione che desideri includere nella sincronizzazione manuale.
   • Interruttore attivo
     • L’indirizzo email configurato e rientrante tra i Tipi di contatto consentiti abiliterà il processo di sincronizzazione.
     • Se nell’invito è presente un altro indirizzo email che rientra tra i Tipi di contatto consentiti, l’evento verrà sincronizzato automaticamente in background.
   • Interruttore disattivo
     • Se nell’invito non è presente nessun indirizzo email collegato a un contatto tra i Tipi di contatto consentiti, non verrà sincronizzato nulla.
     • Se l’interruttore è disattivato ma ci sono altri indirizzi email con un Tipo di contatto consentito, la sincronizzazione automatica avverrà comunque in background.
       
4. Fai clic su Invia.

"Questo articolo di supporto è stato tradotto con l’AI e potrebbe contenere inesattezze. Se hai dubbi su qualche informazione, fai riferimento alla versione originale in inglese."