Synchronisation manuelle du calendrier

En plus des paramètres de synchronisation automatique du calendrier, vous pouvez effectuer manuellement des synchronisations de calendrier dans IA365 pour les engagements que vous avez ajoutés à votre propre calendrier. Le processus implique la configuration d'une adresse e-mail pour votre cabinet qui "déclenche" la synchronisation du calendrier. Nous recommandons d'utiliser une adresse e-mail générique qui suscite le moins de signaux d'alerte possible, comme "[e-mail]". Il devrait y avoir un contact associé à cet e-mail et il devrait appartenir à l'un des types de contact autorisés sur la page de configuration du calendrier du cabinet.

Pour utiliser la synchronisation manuelle du calendrier, les utilisateurs devront être activés dans le Module Connaissance Client d'InterAction+. Les instructions pour activer la synchronisation du calendrier dans le CIM se trouvent dans notre Base de connaissances de l'InterAction+.

Les utilisateurs auront la possibilité d'activer la synchronisation pour cet événement. Lorsque la synchronisation est activée, l'utilisateur défini sera automatiquement ajouté à l'invitation, déclenchant le processus de synchronisation.

Lorsque l'utilisateur crée la réunion, c'est à ce moment-là qu'il verra le bouton mentionné ci-dessus. Nous ne prenons pas en charge les événements externes avec la synchronisation du calendrier pour le moment. Par exemple, si un cabinet d'avocats vous envoie une invitation de calendrier, vous ne pouvez pas la synchroniser avec votre calendrier, mais vous pouvez l'ajouter à InterAction en tant qu'activité. C'est une limitation de Microsoft.

Un nouveau fichier manifeste doit être installé pour utiliser cette fonctionnalité. Veuillez contacter votre administrateur pour l'installation.

Avantages

En synchronisant la création de rendez-vous InterAction+, vous capturerez plus d'intelligence et de données dans InterAction+. Le score d'engagement et de relation de votre cabinet s'améliorera, soutenant ainsi les objectifs de marketing et de développement commercial de votre cabinet.

Considérations pour la synchronisation manuelle du calendrier

Les étiquettes d'avertissement qui peuvent apparaître pendant le processus sont les suivantes :

• L'événement ne peut pas être synchronisé car il est plus ancien que le nombre de jours dans le CIM : Les utilisateurs reçoivent la notification ci-dessous lorsqu'ils essaient de synchroniser un événement en dehors du nombre de jours dans le passé configuré dans le CIM.

  

• Récurrent : Les réunions récurrentes ne peuvent pas être synchronisées en raison d'une limitation de Microsoft

  

• Privé : Les réunions privées ne peuvent pas être synchronisées pour éviter de violer la confidentialité individuelle du cabinet.

  

Administrateurs : Activer et configurer la synchronisation du calendrier Connaissance Client pour le cabinet

Allez dans Paramètres du cabinet > Synchronisation Outlook® > Configuration du calendrier.

Sur l'écran Configuration du calendrier, vous pouvez activer la synchronisation des rendez-vous, configurer l'adresse e-mail pour déclencher la synchronisation du calendrier, définir les types d'activités par défaut et sélectionner quels types de contacts doivent déclencher la création de rendez-vous dans InterAction+.

1. Activer la nouvelle synchronisation des rendez-vous avec le calendrier Outlook® : Activez cette option pour activer la synchronisation du calendrier. Une fois la synchronisation activée, elle ne peut pas être désactivée.

2. Configurer l'adresse e-mail pour déclencher la synchronisation du calendrier : Tapez l'adresse e-mail de l'utilisateur défini qui sera ajouté à l'invitation pour déclencher le processus de synchronisation.

   L'administrateur doit créer un utilisateur fictif. Le nom de l'utilisateur doit être unique, afin que les utilisateurs ne le trouvent pas accidentellement en cherchant un contact réel (par exemple, “[e-mail]”).

   Ce contact sera utilisé par d'autres utilisateurs pour envoyer des événements qui se synchroniseront avec InterAction+.

   Choisir les types de contacts dans les paramètres de configuration du calendrier ne fera pas automatiquement glisser le bouton. Cela désigne quels types de contacts associés aux contacts sur l'événement déclencheront la synchronisation automatiquement en arrière-plan.

3. Synchroniser les éléments du calendrier Outlook® datés dans le passé ___ jour(s) : Tapez le nombre de jours après l'événement pendant lesquels vous souhaitez que la synchronisation continue de fonctionner (entre 1 et 90).
   Si un utilisateur modifie une activité dans InterAction+ avant la fin de cette période de synchronisation, la synchronisation sera rompue.

   Vos événements existants dans cette période ne seront pas intégrés dans la synchronisation du calendrier. Seuls les événements nouvellement créés ou modifiés tombant dans cette période seront reflétés dans InterAction+.

   Cases à cocher

   • Exclure 'Notre personnel' et 'Nos consultants' du rendez-vous : Cette option est sélectionnée par défaut. Si vous souhaitez que le personnel et les consultants de votre cabinet soient inclus en tant que contacts dans le rendez-vous InterAction+, décochez cette case.
   • Inclure le texte du corps du rendez-vous : Cette option est sélectionnée par défaut. Si vous ne souhaitez pas que la description de l'événement du calendrier soit incluse dans le rendez-vous InterAction+, décochez cette case.
4. Optionnel : Renommer le type d'affichage des rendez-vous synchronisés.
   

5. Types de contacts : Sélectionnez les types de contacts dont l'association avec un élément de calendrier créera un événement InterAction+. Si au moins un type de contact sélectionné est invité en tant que participant, il se synchronisera avec InterAction+. L'adresse e-mail saisie à l'étape 2 doit appartenir à l'un des types de contacts autorisés pour que la synchronisation manuelle fonctionne. Les éléments de calendrier qui incluent uniquement des types de contacts non sélectionnés ne créeront pas automatiquement de rendez-vous InterAction+ correspondants.

   Les types de contacts disponibles sont extraits de l'administrateur InterAction+.

   Les événements avec des contacts privés ne seront pas synchronisés.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation de la synchronisation manuelle du calendrier

1. Ouvrez Outlook et créez une nouvelle réunion.
2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur le bouton IA365 pour ouvrir le volet IA365.
3. Cliquez sur le curseur Marquer pour synchronisation. Cela ajoutera automatiquement l'adresse e-mail qui a été ajoutée à partir de Configurer l'adresse e-mail pour déclencher la synchronisation du calendrier. Vous devrez inclure cette adresse e-mail dans chaque réunion que vous souhaitez inclure dans la synchronisation manuelle.
   • Activer
     • L'adresse e-mail configurée pour correspondre à l'un des Types de contact autorisés activera le processus de synchronisation.
     • Si une autre adresse e-mail de l'invitation correspond à l'un des Types de contact autorisés, l'événement se synchronisera automatiquement en arrière-plan.
   • Désactiver
     • Si aucune adresse e-mail de l'invitation n'est liée à un contact sous un Type de contact autorisé, alors rien ne se synchronisera.
     • Si le curseur est désactivé mais qu'il y a d'autres adresses e-mail avec un Type de contact autorisé, la synchronisation automatique se fera tout de même en arrière-plan.
       
4. Cliquez sur Envoyer.

"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez des doutes sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."