Sincronización manual del calendario

Además de la configuración automática de Sincronización de Calendario, puedes realizar sincronizaciones manuales en IA365 para los compromisos que hayas agregado a tu propio calendario. El proceso consiste en configurar una dirección de correo electrónico para tu firma que "active" la Sincronización de Calendario. Recomendamos usar una dirección de correo genérica que genere la menor cantidad de alertas posible, como "[e-mail]". Debe haber un contacto asociado a este correo y debe estar dentro de uno de los Tipos de Contacto permitidos en la página de Configuración de Calendario de la Firma.

Para poder usar la Sincronización Manual de Calendario, los usuarios deben estar habilitados en el Módulo de InterAction+ Client Insights. Las instrucciones para habilitar la Sincronización de Calendario en CIM se encuentran en nuestro Centro de Respuestas de InterAction+.

Los usuarios tendrán la opción de activar la sincronización para ese evento. Cuando la sincronización está habilitada, el usuario definido se agregará automáticamente a la invitación, lo que activará el proceso de sincronización.

Cuando el usuario está creando la reunión, es cuando verá el interruptor mencionado arriba. Actualmente no se admiten eventos externos con la sincronización de calendario. Por ejemplo, si un despacho de abogados te envía una invitación de calendario, no puedes sincronizarla con tu calendario, pero sí puedes agregarla a InterAction como una actividad. Esta es una limitación de Microsoft.

Se debe instalar un nuevo archivo de manifiesto para poder usar esta función. Por favor, contacta a tu administrador para instalarlo.

Beneficios

Al sincronizar la creación de citas en InterAction+, capturarás más información y datos en InterAction+. La puntuación de compromiso y relaciones de tu firma mejorará, apoyando así los objetivos de marketing y desarrollo de negocio de tu firma.

Consideraciones para la Sincronización Manual de Calendario

Las etiquetas de advertencia que pueden aparecer durante el proceso son las siguientes:

• El evento no se puede sincronizar porque es anterior al número de días en CIM: Los usuarios reciben la siguiente notificación cuando intentan sincronizar un evento fuera del rango de días en el pasado configurado en CIM.

  

• Recurrente: Las reuniones recurrentes no se pueden sincronizar debido a una limitación de Microsoft

  

• Privado: Las reuniones privadas no se pueden sincronizar para evitar violar la privacidad individual de la firma.

  

Administradores: Habilitar y Configurar la Sincronización de Calendario de Client Insights para la Firma

Ve a Configuración de la Firma > Sincronización con Outlook® > Configuración de Calendario.

En la pantalla de Configuración de Calendario, puedes habilitar la sincronización de citas, configurar la dirección de correo electrónico para activar la Sincronización de Calendario, establecer los tipos de actividad predeterminados y seleccionar qué tipos de contacto deben activar la creación de citas en InterAction+.

1. Habilitar nueva Sincronización de Citas con el Calendario de Outlook®: Activa esta opción para habilitar la Sincronización de Calendario. Una vez habilitada, no se puede desactivar.

2. Configurar dirección de correo electrónico para activar la Sincronización de Calendario: Escribe la dirección de correo electrónico del usuario definido que se agregará a la invitación para activar el proceso de sincronización.

   El administrador debe crear un usuario ficticio. El nombre del usuario debe ser único, para que los usuarios no lo encuentren accidentalmente al buscar un contacto real (por ejemplo, “[e-mail]”).

   Este contacto será utilizado por otros usuarios para enviar eventos que se sincronizarán con InterAction+.

   Elegir los tipos de contacto en la configuración de Calendario no activará automáticamente el interruptor. Solo designa qué tipos de contacto asociados a los contactos del evento activarán la sincronización automáticamente en segundo plano.

3. Sincronizar elementos del Calendario de Outlook® con fecha pasada ___ día(s): Escribe el número de días después del evento durante los cuales quieres que la sincronización siga activa (entre 1 y 90).
   Si un usuario edita una Actividad en InterAction+ antes de que termine este periodo de sincronización, la sincronización se romperá.

   Tus eventos existentes en este periodo de tiempo no se incluirán en la sincronización de calendario. Solo los eventos nuevos o editados dentro de este periodo se reflejarán en InterAction+.

   Cajas de verificación

   • Excluir 'Nuestro Personal' y 'Nuestros Consultores' de la cita: Esta opción está seleccionada por defecto. Si quieres que el personal y los consultores de tu firma se incluyan como contactos en la cita de InterAction+, desmarca esta casilla.
   • Incluir texto del cuerpo de la cita: Esta opción está seleccionada por defecto. Si no quieres que la descripción del evento de calendario se incluya en la cita de InterAction+, desmarca esta casilla.
4. Opcional: Cambia el nombre del tipo de visualización de las citas sincronizadas.
   

5. Tipos de Contacto: Selecciona los tipos de contacto cuya asociación con un elemento del calendario creará un evento en InterAction+. Si al menos un tipo de contacto seleccionado es invitado como asistente, se sincronizará con InterAction+. La dirección de correo electrónico ingresada en el Paso 2 debe estar dentro de uno de los Tipos de Contacto permitidos para que la sincronización manual funcione. Los elementos de calendario que solo incluyan Tipos de Contacto no seleccionados no crearán automáticamente citas correspondientes en InterAction+.

   Los Tipos de Contacto disponibles se obtienen del Administrador de InterAction+.

   Los eventos con contactos privados no se sincronizarán.

6. Haz clic en Guardar.

Uso de la Sincronización Manual de Calendario

1. Abre Outlook y crea una nueva reunión.
2. En la ventana de la reunión, haz clic en el botón IA365 para abrir el panel de IA365.
3. Haz clic en el control deslizante Marcar para Sincronizar. Esto agregará automáticamente la dirección de correo electrónico que se configuró en Configurar dirección de correo electrónico para activar la Sincronización de Calendario. Deberás incluir esta dirección de correo en cada reunión que desees incluir en la sincronización manual.
   • Interruptor Activado
     • La dirección de correo electrónico que se configuró y que está dentro de uno de los Tipos de Contacto permitidos habilitará el proceso de sincronización.
     • Si hay otra dirección de correo en la invitación que esté dentro de uno de los Tipos de Contacto permitidos, el evento se sincronizará automáticamente en segundo plano.
   • Interruptor Desactivado
     • Si no hay ninguna dirección de correo en la invitación vinculada a un contacto bajo un Tipo de Contacto permitido, entonces no se sincronizará nada.
     • Si el interruptor está desactivado pero hay otras direcciones de correo con un Tipo de Contacto permitido, la sincronización automática seguirá ocurriendo en segundo plano.
       
4. Haz clic en Enviar.

"Este artículo de ayuda fue traducido usando IA y puede contener inexactitudes. Si tienes dudas sobre alguna información, consulta la versión original en inglés."