Manuelle Kalender-Synchronisierung

Zusätzlich zu den automatischen Kalendersynchronisierungseinstellungen können Sie in IA365 manuell Kalendersynchronisierungen für Termine durchführen, die Sie Ihrem eigenen Kalender hinzugefügt haben. Der Prozess beinhaltet das Einrichten einer E-Mail-Adresse für Ihre Kanzlei, die die Kalendersynchronisierung „auslöst“. Wir empfehlen, eine generische E-Mail-Adresse zu verwenden, die möglichst wenig Misstrauen erregt, wie zum Beispiel „[e-mail]“. Es sollte ein Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft sein, der zu einem der erlaubten Kontakttypen auf der Seite „Kalenderkonfiguration – Kanzleieinstellungen“ gehört.

Um die manuelle Kalendersynchronisierung nutzen zu können, müssen Benutzer im InterAction+ Client Insights-Modul freigeschaltet sein. Anleitungen zur Aktivierung der Kalendersynchronisierung in CIM finden Sie in unserem Hilfecenter für den InterAction+.

Benutzer haben die Möglichkeit, die Synchronisierung für diesen Termin zu aktivieren. Wenn die Synchronisierung aktiviert ist, wird der definierte Benutzer automatisch zur Einladung hinzugefügt und der Synchronisierungsprozess gestartet.

Wenn der Benutzer das Meeting erstellt, sieht er die oben erwähnte Umschaltfunktion. Externe Termine werden derzeit nicht von der Kalendersynchronisierung unterstützt. Wenn Ihnen beispielsweise eine Anwaltskanzlei eine Kalendereinladung schickt, können Sie diese nicht mit Ihrem Kalender synchronisieren, aber Sie können sie als Aktivität in InterAction hinzufügen. Dies ist eine Einschränkung von Microsoft.

Es muss eine neue Manifestdatei installiert werden, um diese Funktion nutzen zu können. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator, um die Installation vorzunehmen.

Vorteile

Durch die Synchronisierung der Erstellung von InterAction+-Terminen erfassen Sie mehr Informationen und Daten in InterAction+. Die Engagement- und Beziehungsbewertung Ihrer Kanzlei verbessert sich, was die Marketing- und Geschäftsentwicklungsziele Ihrer Kanzlei unterstützt.

Hinweise zur manuellen Kalendersynchronisierung

Folgende Warnhinweise können während des Prozesses erscheinen:

• Termin kann nicht synchronisiert werden, da er älter ist als die in CIM festgelegte Anzahl an Tagen: Benutzer erhalten die untenstehende Benachrichtigung, wenn sie versuchen, einen Termin außerhalb des in CIM festgelegten Zeitraums zu synchronisieren.

  

• Wiederkehrend: Wiederkehrende Meetings können aufgrund einer Einschränkung von Microsoft nicht synchronisiert werden.

  

• Privat: Private Meetings können nicht synchronisiert werden, um die Privatsphäre einzelner Kanzleimitglieder zu schützen.

  

Administratoren: Client Insights-Kalendersynchronisierung für die Kanzlei aktivieren und konfigurieren

Gehen Sie zu Kanzleieinstellungen > Outlook®-Synchronisierung > Kalenderkonfiguration.

Auf dem Bildschirm Kalenderkonfiguration können Sie die Terminsynchronisierung aktivieren, die E-Mail-Adresse zum Auslösen der Kalendersynchronisierung konfigurieren, Standard-Aktivitätstypen festlegen und auswählen, welche Kontakttypen die Erstellung von Terminen in InterAction+ auslösen sollen.

1. Neue Terminsynchronisierung mit Outlook®-Kalender aktivieren: Schalten Sie dies ein, um die Kalendersynchronisierung zu aktivieren. Sobald die Synchronisierung aktiviert ist, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.

2. E-Mail-Adresse zum Auslösen der Kalendersynchronisierung konfigurieren: Geben Sie die E-Mail-Adresse des definierten Benutzers ein, der zur Einladung hinzugefügt wird, um den Synchronisierungsprozess zu starten.

   Der Administrator muss einen Dummy-Benutzer anlegen. Der Name des Benutzers sollte eindeutig sein, damit Benutzer ihn nicht versehentlich bei der Suche nach einem echten Kontakt finden (z. B. „[e-mail]“).

   Dieser Kontakt wird von anderen Benutzern verwendet, um Termine zu senden, die mit InterAction+ synchronisiert werden sollen.

   Die Auswahl der Kontakttypen in den Einstellungen der Kalenderkonfiguration schaltet die Umschaltfunktion nicht automatisch ein. Sie legt fest, welche Kontakttypen, die mit Kontakten im Termin verknüpft sind, die Synchronisierung automatisch im Hintergrund auslösen.

3. Vergangene Outlook®-Kalendereinträge ___ Tag(e) synchronisieren: Geben Sie die Anzahl der Tage nach dem Termin ein, in denen die Synchronisierung weiterhin laufen soll (zwischen 1 und 90).
   Wenn ein Benutzer eine Aktivität in InterAction+ bearbeitet, bevor dieser Synchronisierungszeitraum abgelaufen ist, wird die Synchronisierung unterbrochen.

   Ihre bestehenden Termine in diesem Zeitraum werden nicht in die Kalendersynchronisierung übernommen. Nur neu erstellte oder bearbeitete Termine innerhalb dieses Zeitraums werden in InterAction+ angezeigt.

   Kontrollkästchen

   • „Unser Personal“ und „Unsere Berater“ von Terminen ausschließen: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie möchten, dass das Personal und die Berater Ihrer Kanzlei als Kontakte im InterAction+-Termin enthalten sind, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
   • Text aus dem Termintextfeld einbeziehen: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie nicht möchten, dass die Beschreibung des Kalendereintrags im InterAction+-Termin enthalten ist, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
4. Optional: Anzeigename für synchronisierte Termine umbenennen.
   

5. Kontakttypen: Wählen Sie die Kontakttypen aus, deren Verknüpfung mit einem Kalendereintrag ein InterAction+-Ereignis erstellt. Wenn mindestens ein ausgewählter Kontakttyp als Teilnehmer eingeladen ist, wird der Termin mit InterAction+ synchronisiert. Die in Schritt 2 eingegebene E-Mail-Adresse muss zu einem der erlaubten Kontakttypen gehören, damit die manuelle Synchronisierung funktioniert. Kalendereinträge, die nur nicht ausgewählte Kontakttypen enthalten, erstellen keine entsprechenden InterAction+-Termine.

   Die verfügbaren Kontakttypen werden vom InterAction+-Administrator bereitgestellt.

   Termine mit privaten Kontakten werden nicht synchronisiert.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Manuelle Kalendersynchronisierung verwenden

1. Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie ein neues Meeting.
2. Klicken Sie im Meeting-Fenster auf die IA365-Schaltfläche, um das IA365-Fenster zu öffnen.
3. Klicken Sie auf den Für Synchronisierung markieren-Schieberegler. Dadurch wird automatisch die E-Mail-Adresse hinzugefügt, die Sie unter E-Mail-Adresse zum Auslösen der Kalendersynchronisierung konfigurieren eingetragen haben. Sie müssen diese E-Mail-Adresse zu jedem Meeting hinzufügen, das Sie in die manuelle Synchronisierung aufnehmen möchten.
   • Umschalter an
     • Die konfigurierte E-Mail-Adresse, die zu einem der erlaubten Kontakttypen gehört, aktiviert den Synchronisierungsprozess.
     • Wenn sich eine weitere E-Mail-Adresse in der Einladung befindet, die zu einem der erlaubten Kontakttypen gehört, wird das Ereignis automatisch im Hintergrund synchronisiert.
   • Umschalter aus
     • Wenn keine E-Mail-Adresse in der Einladung mit einem Kontakt unter einem erlaubten Kontakttyp verknüpft ist, wird nichts synchronisiert.
     • Wenn der Umschalter aus ist, aber andere E-Mail-Adressen mit einem erlaubten Kontakttyp vorhanden sind, erfolgt die automatische Synchronisierung trotzdem im Hintergrund.
       
4. Klicken Sie auf Senden.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."